Begehungs-Assistent — Checkliste

Bevor ihr in den Wagen steigt: Kurz prüfen, ob das Werkzeug einsatzbereit ist. Reicht einmal pro Tag — danach läuft's.

• ChatGPT-App auf dem Smartphone installiert & eingeloggt Plus, Team oder Enterprise — wichtig: Canvas-Funktion muss verfügbar sein. Free-Version reicht nicht.
• Mikrofon- und Kamera-Berechtigung erteilt In den iOS-/Android-Einstellungen unter ChatGPT prüfen. Ohne Berechtigung kein Sprechen, keine Fotos.
• Begehungs-Assistent in der GPT-Liste / als Lesezeichen Damit ihr nicht erst suchen müsst, wenn's losgeht. Auf der Startseite der ChatGPT-App auf den Stern tippen.
• Begehungstyp im Kopf Abnahme · Mängelbegehung · Übergabe · Zustandserfassung · Routine. Sagt der Assistent nicht von selbst, aber erkennt es, wenn ihr es nennt.
• Bei Custom-GPT: Projektnummer / Auftraggeber griffbereit Wenn ihr einen eigenen Assistenten gebaut habt mit Projekt-Feld in der Kopfzeile — Nummer einmal beim Start nennen, dann ist sie automatisch im Dokument.

Sechs Punkte, mehr nicht. Wenn ihr das einhaltet, schreibt sich die Doku praktisch von selbst.

• Mit „Start" beginnen — Bestätigung abwarten Der Assistent meldet sich „Begehungs-Dokumentation bereit." mit den drei Eingabe-Wegen. Erst dann lossprechen.
• Wo: Geschoss · Raum · Himmelsrichtung · Bauteil „Fassade Nordseite, Riss über dem Fenster Wohnzimmer EG" statt nur „Riss". Je genauer der Ort, desto besser das Dokument.
• Was: Beobachtung mit groben Maßen „Riss ca. 2 mm breit, ca. 40 cm lang" ist hilfreicher als nur „Riss". Selbst geschätzte Werte sind besser als keine.
• Fotos sofort kommentieren Nach dem Foto kurz dazu sagen: „Das ist der Riss über dem Fenster Nordseite." Sonst weiß die KI nicht, was sie sieht.
• Aussagen Anderer & nicht zugängliche Bereiche mitsprechen „Eigentümer sagt, das Wasser kommt seit März" oder „Dachboden war abgeschlossen, konnten wir nicht prüfen" — landet automatisch in eigener Sektion bzw. unter „Offene Punkte".
• Mit „Fertig" beenden — keine echten Personennamen verwendet „Mieter 1. OG links" statt „Herr Müller". Vor dem „Fertig" nochmal kurz im Kopf durchgehen, ob keine Namen rausgerutscht sind.

Direkt im Büro oder im Auto. Solange die Erinnerung frisch ist — danach ist die Schwelle höher.

• Dokument im Canvas öffnen & durchlesen Liest sich in 60 Sekunden — Zusammenfassung, Übersichtstabelle, Detailblöcke. Ergibt das Sinn?
• Teil A gegen Teil C prüfen Teil C ist der Wortlaut deiner Eingaben. Stimmt das, was die KI in Teil A daraus gemacht hat? Wo wurde interpretiert oder zusammengefasst?
• Bewertungen kontrollieren (🔴 / 🟠 / 🟢) Stimmt die Ampel? KI bewertet eher konservativ — ihr kennt die Praxis besser. Bei Bedarf korrigieren.
• Korrekturen dem Assistenten mitteilen „Feststellung 3 ist gelb, nicht rot" oder „To-Do 2 ist Aufgabe vom Hausmeister, nicht vom Eigentümer" — er passt das Dokument im Canvas an.
• Als PDF herunterladen + Fotos separat sichern Wichtig: Fotos sind im Dokument vermerkt, aber nicht eingebettet. Aus der Galerie/Cloud separat in den Projektordner ziehen.
• Weiterleiten / im Projektordner ablegen An Verantwortliche, Auftraggeber, Bauleitung. Mit Hinweis: „KI-gestützt erstellt, von [Name] geprüft."